Specifiek rapport schrijven

Als beveiliger is het belangrijk dat u een specifiek rapport kunt schrijven. Het vermogen om nauwkeurig en objectief te rapporteren wordt getest tijdens het examen, door de Stichting Vakbekwaamheid Particuliere Beveiligingsorganisaties (SVPB).

Heeft u moeite met het specifiek rapport van de SVPB? Of wilt u daarmee extra oefenen, voor een grotere kans om dat in één keer goed te doen tijdens het examen? Onze training is daarvoor specifiek geschikt. Daarnaast delen we handige tips, om het specifiek rapport beter onder de knie te krijgen. 

Structuur van een specifiek rapport: AVONDBAR

Een specifiek rapport is een formeel document. Daarin deelt u als beveiliger feitelijke, objectieve en chronologische informatie over een incident of bijzondere gebeurtenis. Dat is belangrijk, omdat het rapport kan dienen als juridisch bewijs in rechtszaken. 

Tip: bekijk een specifiek rapport voorbeeld om een idee te krijgen van hoe dat eruit ziet.

Wilt u specifiek rapporteren beter onder de knie krijgen?
De SVPB gebruikt AVONDBAR als leidraad, om het rapport structuur te geven:

• Aan: de persoon of afdeling aan wie het rapport is gericht.
• Van: naam en functie van de rapporteur.
• Onderwerp: een specifieke titel die het incident beschrijft.
• Nummer: uniek rapportnummer voor referentie.
• Datum: datum van het incident en het opstellen van het rapport.
• Bijlagen: eventuele aanvullende documenten of bewijsstukken.
• Afschriften: personen of afdelingen die een kopie van het rapport ontvangen.
• Rapport: het daadwerkelijke verslag van het incident.

Zorg er in het rapport voor dat een aantal elementen sterk zijn, zoals de openingszin. Die moet de dag, datum, het tijdstip en de exacte locatie van het incident bevatten. Vervolgens beschrijft u in een specifiek rapport wat u heeft gezien, gehoord, geroken of op een andere manier heeft waargenomen.

Noteer in het specifiek rapport volgens de opzet van de SVPB de maatregelen die u nam, in reactie op het incident. Sluit ten slotte af met een formele afsluiting. Bevestig daarin dat u het rapport heeft opgemaakt en ondertekend, inclusief de plaats en de datum. 

Praktijkvoorbeeld: een incident tijdens een evenement 

Benieuwd hoe een specifiek eruit ziet?
Wij gebruiken de structuur die de SPVB voorstelt:

• Aan: Hoofd Beveiliging Evenemententerrein
• Van: jouw naam en functie
• Onderwerp: aanhouding persoon zonder toegangsbewijs
• Nummer: 2025/001
• Datum: 22-04-2025
• Bijlagen: foto's van de in beslag genomen voorwerpen
• Afschriften: politie, evenementenorganisatie
• Rapport: gedetailleerde beschrijving van het incident, inclusief tijdstippen, waarnemingen en genomen acties.

Voorbereiden op het examen: specifiek rapport

Het is belangrijk dat u het specifiek rapport goed onder de knie heeft. Dit is een belangrijk onderdeel van de opleiding en het examen, door de SPVB. Tijdens het examen wordt uw vermogen getoetst, om een incident nauwkeurig en volgens de juiste richtlijnen te rapporteren.

Schrijf altijd in de verleden tijd, over een incident dat heeft plaatsgevonden. Gebruik de chronologische volgorde, om het een en ander zo duidelijk mogelijk te omschrijven. Het is belangrijk om feitelijk te blijven, zonder eventuele meningen of interpretaties.

Wees volledig als het gaat om de informatie, inclusief alle relevante informatie. Denk aan de tijdstippen, aan de betrokken personen en aan genomen maatregelen. 

3 veel gemaakte fouten in het specifiek rapport

Benieuwd waar het soms misgaat bij anderen, als ze een specifiek rapport opstellen?

1. Soms wordt de informatie in de verkeerde volgorde gepresenteerd. Het is belangrijk om de AVONDBAR-structuur goed te gebruiken. Begin bij de aanleiding, werk daarna chronologisch af wat er gebeurde en sluit af met de genomen acties en een eventueel vervolg.

2. Wat er ook regelmatig misgaat is de grammatica of spelling. Dat staat slordig, en het is bovendien fout. Lees het rapport altijd een keer extra door. Op die manier komt het specifiek rapport beter professioneel over. Dat is belangrijk, om de juridische waarde te behouden. 

3. Ten slotte gaat het soms mis bij de volledigheid van het rapport. Is het onvolledig? Dan is het beperkt bruikbaar. Lees het altijd door met de vraag ‘zal iemand begrijpen wat er staat, als diegene er niet bij was?’ Pas als u daar ‘ja’ op kunt antwoorden is het een goed rapport. Controleer kritisch op bijvoorbeeld de locatie, tijd, betrokken personen en eventuele vervolgacties. 

FAQ: veelgestelde vragen over het specifiek rapport

• Wat is het verschil tussen een specifiek rapport en een dagrapport?
  Een dagrapport bevat een overzicht van alle gebeurtenissen tijdens een dienst. Het specifiek rapport zoomt in op een bijzonder incident of een gebeurtenis. U deelt alle gedetailleerde en feitelijke informatie, over die gebeurtenis. 
• Hoe lang duurt het examen specifiek rapporteren?
  U krijgt 30 minuten de tijd om het specifiek rapport te schrijven, op basis van een beschreven praktijksituatie. Soms is er ook sprake van een mondeling deel. Wij bereiden u goed voor op alle onderdelen van het examen, voor het specifiek rapport. 
• Wat gebeurt er als ik één onderdeel vergeet, zoals de afzender of de bijlage?
  Als u één onderdeel vergeet wordt het rapport beschouwd als onvolledig. Dat kan leiden tot een onvoldoende. Daarom is het belangrijk om alle onderdelen voldoende aandacht te geven. Oefen daar goed mee, zoals tijdens onze training waarin je leert het specifiek rapport goed op te stellen. 

Stel ons uw vragen
Of bel ons op telefoonnummer 030 410 03 01.