Stel dat u start als Ethics & Compliance Officer bij een internationaal logistiek bedrijf. Tijdens onze opleiding leert u een complianceprogramma neer te zetten en uit te rollen. Dus, wat komt daar eigenlijk allemaal bij kijken? Ontdek hoe onze compliance opleiding helpt om binnen de organisatie bij te dragen aan ethiek, vertrouwen en risicobeheersing.

Onze compliance opleiding in 10 bouwstenen

Onze compliance opleiding leidt u op met de juiste bagage. U doet de benodigde kennis op, ontwikkelt de vaardigheden én leert over een praktisch raamwerk. Daarbij staan de 10 bouwstenen centraal, die we in dit artikel behandelen. Aan de hand van een praktijkcase, dus als handig voorbeeld. De 10 bouwstenen worden bijvoorbeeld gebruikt door de OECD, Transparency International en het Ethics & Compliance Initiative (ECI). 

1. Risicobeoordeling (Risk Assessment)

U leert om systematisch risico’s in kaart te brengen, bijvoorbeeld op corruptie, bij de douane, exportcontroles en belangenverstrengeling. Daarvoor gebruikt u interviews, data-analyse en externe benchmarks. 

De OECD zegt hierover: ‘risk assessment is the cornerstone of any effective compliance program.’

2. Beleid en procedures

Het is belangrijk om beleid te ontwikkelen dat aansluit op de geïdentificeerde risico’s. Dat oefent u bijvoorbeeld met een case om een helder anti-corruptiebeleid op te stellen. Of een procedure om geschenken en uitnodigingen te registreren en classificeren. U kunt dan denken aan een maximale waarde, een meldplicht en de registratie.

3. Training en bewustwording (Awareness)

Met training en bewustwording maakt u compliance zichtbaar en begrijpelijk, binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan korte e-learningmodules, voor chauffeurs en andere uitvoerende medewerkers. Voor managers organiseert u een rollenspel, rond belangenverstrengeling. 

Tip: combineer verplichte e-learning met workshops waarin praktische dilemma’s centraal staan. Op die manier kunt u medewerkers meer actief betrekken bij waar u mee bezig bent.

Het Ethics & Compliance Initiative zegt hierover: ‘Culture eats policy for breakfast. Training builds the bridge from rule to behavior.’

4. Communicatie

Heel belangrijk is het dat de communicatie die u inricht laagdrempelig is. Door eventuele hobbels en remmingen te voorkomen komt er zoveel mogelijk binnen. Dus, hang bijvoorbeeld posters op met daarop een QR-code. Die meteen leidt naar het portaal voor klokkenluiders. Hang ze op in de laadstations en stuur maandelijks een nieuwsbrief rond, met daarin praktijkvoorbeelden. 

Uit ervaring bij veel verschillende bedrijven blijkt dat een multichannel-aanpak het best werkt. Gebruik daarom bij voorkeur zowel:

• Intranet
• Nieuwsbrieven
• Fysieke visuals
• Periodieke bijeenkomsten

5. Monitoring en auditing

Als het beleid eenmaal staat is het belangrijk om te controleren of dit ook wordt nageleefd. Daarom besteden we binnen de compliance opleiding aandacht aan monitoring en auditing. 

Het is bijvoorbeeld een goed idee om steekproeven uit te voeren, op contracten van leveranciers. Vergelijk vervolgens de documenten van de douane met de interne systemen. Op die manier komen eventuele afwijkingen aan het licht.

Tip: documenteer iedere audit in een vast format.
Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een segmentatie in ‘bevinding’, ‘analyse’ en ‘actie’. 

6. Rapportage en meldingen

Binnen de compliance opleiding leert u om veilige meldpunten te maken. Het is belangrijk dat medewerkers daar anoniem hun verhaal kunnen doen. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een hotline, inclusief een externe provider. Op die manier kunnen anderen er niet ‘achter komen’ wie de melding deed. Om represailles uit te sluiten. 

7. Onderzoek en opvolging

We leren u tijdens de opleiding op het gebied van compliance over onderzoek en de opvolging daarvan. Het is bijvoorbeeld belangrijk om een vaste procedure te ontwikkelen (en hanteren).

Dus komt er een signaal binnen over een tussenpersoon die mogelijk steekpenningen betaalt? Dan is het belangrijk om dat te onderzoeken volgens een protocol dat vooraf is vastgesteld. Belangrijke elementen daarin zijn bijvoorbeeld de intake, het feitenonderzoek en de rapportage die daarop volgt.

Als u de organisatie helpt om methodisch en transparant te werken draagt dat bij aan de betrouwbaarheid. Uiteindelijk zorgt het ook voor juridische houdbaarheid, waardoor dit bijdraagt aan een beter compliance beleid. 

8. Handhaving en maatregelen

Tijdens de compliance opleiding besteden we ook aandacht aan handhaving. En aan eventuele sancties, die er moeten volgen als er niet aan de voorwaarden wordt voldaan. Dus schendt een manager het beleid voor schenkingen? Conform het beleid moet er dan een disciplinaire waarschuwing volgen. En bijvoorbeeld een hertraining, om dit de volgende keer te voorkomen. 

Let op: zorg voor consistentie als het gaat om sancties. 
Gelijke gevallen moeten gelijk worden behandeld. Ongeacht functie of positie. 

9. Continue verbetering

We leren u tijdens de compliance opleiding om feedback op te halen, én te gebruiken. Zowel om nieuwe risico’s te identificeren als om het programma actueel te houden. Alleen op die manier blijft het relevant en breed gedragen binnen de organisatie.

Het is bijvoorbeeld een goed idee om het beleid jaarlijks aan te passen. Dat biedt de mogelijkheid om trends te verwerken. Richt u bijvoorbeeld op AI-risico’s of ESG, omdat dit onderwerpen zijn waarbij er momenteel in snel tempo veel verandert.

Ook de European Banking Authority benadrukt dat complianceprogramma’s vooral dynamisch moeten zijn. Dat zorgt ervoor dat ze kunnen meegroeien met risico’s. 

10. Governance en cultuur

Ten slotte is het belangrijk om het bestuur te betrekken. Op die manier kunt u binnen de hele organisatie werken aan een cultuur van integriteit. Presenteer daarom bijvoorbeeld kwartaalrapportages aan de directie. Of benoem ‘Compliance Champions’ in de teams. Met beloningen gekoppeld aan ethisch gedrag ontstaat er een nieuwe norm.

CPION-erkende compliance opleiding

Onze compliance opleiding is CPION-erkend en levert PE-punten op. Daarnaast delen onze docenten praktijkcases uit internationale organisaties, waar zij zelf werkzaam waren (of zelfs nog zijn). Bovendien geven we les volgens een bewezen methodiek, die internationaal wordt gewaardeerd. Allemaal eigenschappen van onze opleiding compliance, die bijdragen aan de kwaliteit en impact daarvan op organisaties. 

We trainen in kleine groepen en met veel persoonlijke begeleiding. Dat betekent dat u altijd de kans heeft om vragen te stellen. 

Stel ons uw vragen
Of bel ons op telefoonnummer 030 410 03 01.