Specifiek rapport maken

U moet een specifiek rapport maken. Dat moet feitelijk, scherp en professioneel zijn.
Hoe stelt u zo’n rapport op? Een specifiek rapport schrijven is een belangrijke vaardigheid voor beveiligers. Wij leren u tijdens de training hoe u dat het best doet. Door er veel mee te oefenen, omdat u de theorie dan zelf in de praktijk kunt brengen. 

Stelt u zich voor, een man zonder badge dwaalt door het magazijn. U spreekt hem aan, checkt zijn verhaal en schakelt een leidinggevende in. Dat is goed werk. Maar, als u daar op deze manier over rapporteert gaat het alsnog mis: ‘Er was een man die zich vreemd gedroeg. Ik heb hem aangesproken en verder gemeld.’

Het is een melding in plaats van een rapport. En bovendien niet specifiek, dus niet bruikbaar en niet professioneel. Dat kan beter. Dus vraagt u zich af: hoe maak je een specifiek rapport? Dat is precies waar wij onze kandidaten in trainen. 

Specifiek rapport schrijven: voorkom problemen

Zelfs als u als beveiliger alles goed doet in de praktijk, zou u risico lopen met een zwak rapport.
Het rapport vormt uw bewijs, omdat het uw verhaal vertelt. Sterker nog, het biedt u bescherming, dus moet kloppen met zowel de werkelijkheid als volgens de richtlijnen worden geschreven.

Zonder sterk specifiek rapport loopt u het risico dat:

• Uw optreden niet begrepen of niet serieus genomen wordt
• Collega’s en leidinggevenden belangrijke informatie missen
• De situatie niet goed geëvalueerd kan worden
• U onterecht kritiek krijgt, omdat u iets niet goed heeft vastgelegd

Binnen de beveiliging geldt: geen rapport = geen incident.
Leer daarom een specifiek rapport schrijven, en leer het goed te doen. 

Hoe maakt u een specifiek rapport?

Een specifiek rapport voor beveiliging oefenen is belangrijk, en hoeft niet lastig te zijn.
Dat wil zeggen, een aantal voorschriften geven heel duidelijk aan welke informatie er niet mag ontbreken. Dus, vraagt u zich af ‘hoe maak ik een specifiek rapport?’

Dit zijn de onderdelen die niet mogen ontbreken:

Bij specifiek rapporteren schrijft u altijd in de verleden tijd.
Gebruik korte, actieve zinnen en blijf objectief. Vermijd gevoelens of vermoedens.
En vermijd vakjargon of afkortingen zonder uitleg, omdat die niet duidelijk zijn. 

Wat is specifiek? (En wat niet?)

Als we een specifiek rapport maken tijdens de training oefenen we met voorbeelden uit de praktijk. Zo laten we zien hoe een goed rapport eruitziet. En delen we ook wat er bijvoorbeeld te vaag is.

Dit is bijvoorbeeld te vaag:

‘Een man deed raar en liep rond.’

Het is niet duidelijk wat ‘raar’ inhoudt. Ook ontbreken een tijd, locatie en actie. 

Beter is het om te beschrijven:

‘Om 13:42 uur zag ik een man (blank, ±30 jaar, blauwe jas, zwarte rugzak) zonder bezoekerspas in de gang bij afdeling ICT. Hij keek meerdere keren naar gesloten deuren. Ik sprak hem aan en vroeg naar zijn bestemming. Hij zei dat hij een afspraak had met 'Peter', maar kon geen achternaam noemen. Ik heb hem begeleid naar de receptie en gemeld bij de facilitymanager.’

FAQ: veelgestelde vragen over een specifiek rapport maken

• Wat is het verschil tussen een rapport en een melding?
  Een specifiek rapport is uitgebreider, dus bevat contact, details, een tijdlijn en een beschrijving van de actie. Een melding is kort, bijvoorbeeld ‘klant onwel’ of ‘112 gebeld’. 
• Moet ik alles wat ik zie rapporteren?
  Nee, u hoeft alleen incidenten, bijzonderheden en afwijken te rapporteren. Vraag u daarbij altijd af of het relevant is voor de veiligheid, integriteit of de opvolging. Dat is het doel dat u dient door specifiek te rapporteren. 
• Hoe kan ik oefenen met specifiek rapporteren?
  Tijdens onze training behandelen we de theorie en oefenen we zoveel mogelijk met specifiek rapporteren. U leert specifieke rapporten te maken, tot het een tweede natuur wordt. Dat helpt u tijdens het examen én in de praktijk tijdens uw werk als beveiliger. 

Stel ons uw vragen
Of bel ons op telefoonnummer 030 410 03 01.